Lorsqu’une entreprise se développe dans de nouveaux pays, la négociation est une étape obligatoire pour la création d’un futur partenariat réussi et la pénétration à long terme des marchés internationaux. Sur son chemin vers l’internationalisation, l’entreprise entre en contact avec plusieurs prestataires de services tels que l’expéditeur des produits, les distributeurs, les centrales d’achat ou les revendeurs. Il est également possible d’être en contact direct avec les clients finaux. Tous ces acteurs peuvent avoir un impact important sur l’entrée de l’entreprise dans les pays cibles et sur ses marges. En effet, l’internationalisation nécessite souvent un investissement plus important que le développement de son marché domestique. Les coûts peuvent augmenter rapidement et finir par faire perdre à l’entreprise son avantage concurrentiel par rapport aux produits ou services locaux. Pour tirer son épingle du jeu, la personne chargée du développement international devra négocier des conditions, des prix ou des avantages avec toutes ces parties prenantes. Les négociations internationales peuvent être accablantes si l’on n’est pas correctement préparé car il y a plus de facteurs à prendre en compte. Dans cet article, nous verrons quels sont ces facteurs et leur impact sur les négociations internationales et nous vous donnerons quelques conseils pour que vos négociations soient aussi fructueuses que possible.
Négociation internationale
La négociation internationale est une discussion stratégique autour d’un contrat, d’un partenariat ou d’un problème d’une manière qui soit acceptable pour les deux parties. Les parties sont basées dans des pays différents et proviennent de milieux culturels différents. Dans une négociation, chaque partie essaie de persuader l’autre d’accepter son point de vue. Dans une négociation, toutes les parties impliquées essaient d’éviter de se disputer mais acceptent de trouver une forme de compromis. Les parties impliquées dans les négociations peuvent varier. Il peut s’agir de discussions entre acheteurs et vendeurs, entre un employeur et un employé potentiel, ou entre les gouvernements de deux ou plusieurs pays.
Dans cet article, nous adoptons le point de vue de l’entreprise en tant que vendeur international et d’un acheteur potentiel du pays cible.
Les étapes d’une négociation
Dans le but de mettre toutes les chances de votre côté, il est bénéfique de suivre certaines étapes au cours de l’entretien. Ces étapes vous permettent de structurer l’entretien, de recueillir les informations nécessaires et d’aborder les bons sujets au bon moment. Elles doivent bien sûr être adaptées et parfois même pays par pays. Par exemple, le négociateur américain a un style particulier : énergique, explicite, direct, urgent et orienté vers les résultats, le négociateur japonais sera plus impersonnel et sans émotion. Le négociateur espagnol peut sauter d’un sujet à l’autre plutôt que de les aborder dans un ordre séquentiel. Tout bien considéré, les étapes que nous recommandons de suivre sont structurées comme suit :
Premier contact
La phase de contact est celle où vous rencontrez votre interlocuteur. Cette phase est très importante car elle détermine la première impression qu’aura votre client et elle influencera fortement le reste de l’échange. Vous devez donc commencer par vous saluer et vérifier l’identité de l’autre. Pour ce faire, échangez vos cartes de visite et vérifiez la position de votre client dans l’entreprise. Il est intéressant d’identifier si la personne en face de vous est décisionnaire ou non car votre approche en dépend. Il est conseillé de » briser la glace « , ce qui peut fixer dès le départ un cadre d’échange et de négociation ; et ce n’est pas une mauvaise chose.
La dernière étape consiste à proposer une structure pour l’entretien et à annoncer la prochaine étape et demander l’accord de votre interlocuteur pour répondre à certaines questions.
Tout de même, n’oubliez pas de structurer votre premier contact en fonction du pays dans lequel vous vous trouvez. Prenons l’exemple de la Finlande. Le premier contact sera plus court et assez direct. Les Finlandais n’ont pas l’habitude de faire la conversation lors des négociations, mais vont plutôt droit au but. Le style de discussion est souvent factuel.
La phase de découverte
La phase de découverte est celle durant laquelle vous poserez un maximum de questions à votre interlocuteur pour comprendre ses besoins, ses douleurs et ses obstacles. Vous pouvez utiliser la règle des 80/20 en donnant à votre prospect 80% du temps de parole et seulement 20% du temps sera utilisé par vous. En moyenne, 7 à 10 questions sont posées dans un entretien d’une heure. Selon le pays d’où vous venez, il faudra faire preuve d’un peu de patience et d’adaptation. Chaque négociateur appartient à une société qui a son propre style, son propre comportement et ses propres interactions sociales. Au cours de cette phase, vous devrez voir si votre partenaire est conscient de vos différences et si ce n’est pas le cas, vous devrez peut-être fournir un effort plus important pour équilibrer la situation.
Phase de synthèse
Afin d’éviter tout malentendu, il est conseillé de résumer ce que vous avez compris des besoins et des obstacles du client. Cela vous permet de clarifier certains points et de faire en sorte que votre interlocuteur se sente écouté et compris. Une bonne synthèse vous permettra de rebondir sur une argumentation ciblée.
Argumentation
C’est la phase la plus rapide, aussi incroyable que cela puisse paraître. Les entreprises ne doivent pas dérouler tout leur catalogue. Mais seulement la partie qui intéresse leur client. Vous devez proposer l’argument qui permettra à votre client ou prospect de voir l’avantage de travailler avec vous. C’est-à-dire l’avantage personnel pour le client de travailler avec vous. L’utilisation de chiffres aura plus d’impact et sera utile à utiliser lorsque l’autre partie fera des objections. Par exemple, les négociateurs japonais veulent connaître, apprécier et faire confiance aux personnes avec lesquelles ils font des affaires. Nous vous recommandons d’essayer d’aborder la négociation avec un mélange de faits et de statistiques ainsi que de personnalité et de chaleur.
Phase de clôture
Dans la conclusion, vous rappelez au client ce sur quoi vous vous êtes mis d’accord ou non et vous proposez de définir les prochaines étapes avec une date limite pour que le client reste engagé dans le processus de négociation. Cette étape est assez délicate à réaliser et elle vous aidera à comprendre si vous êtes tous deux d’accord.
Négociation internationale : challenges et risques
Négocier, même dans son propre pays, n’est pas toujours facile car il faut composer avec les personnalités de chacun, leurs partis pris et les gérer pour sortir du jeu. Les négociations internationales sont beaucoup plus difficiles que les négociations nationales car il y a des facteurs supplémentaires à prendre en compte. Toutefois, avec une bonne préparation, ce n’est pas un exercice impossible. Avant d’entamer des négociations avec un acheteur international, n’oubliez pas qu’il y a des éléments supplémentaires à prendre en compte. L’entrée sur un nouveau marché comporte des risques et des défis supplémentaires tels que le pluralisme politique et juridique, les différences de devises et les différences culturelles. Ces facteurs peuvent contraindre les entreprises qui opèrent au niveau international, et il est important que les négociateurs comprennent et apprécient leurs effets pour réussir leurs négociations.
Voici une liste non exhaustive de ces défis qui doivent être pris en compte ci-dessous :
Pluralisme politique et juridique
Les entreprises qui vendent à l’international travaillent avec des systèmes juridiques et politiques différents. Il peut y avoir des implications en ce qui concerne les impôts qu’une entreprise paie, les codes ou les normes du travail à respecter, ainsi que les différents codes de droit des contrats et les normes d’application (par exemple, droit civil contre common law ou aucun système juridique opérationnel). Ces implications doivent être prises en compte lors de la négociation, car le type de lois utilisé doit être convenu par les deux parties et stipulé dans le contrat afin d’éviter tout désagrément supplémentaire en cas de litige. Il existe également des accords commerciaux internationaux entre certains gouvernements, comme l’accord États-Unis-Mexique-Canada (USMCA), qui établit la plus grande zone commerciale avec très peu de barrières commerciales entre les États-Unis, le Canada et le Mexique. Ces accords doivent être pris en compte lors des négociations.
Monnaies internationales
La valeur de change des monnaies internationales fluctue naturellement, et ce facteur doit être pris en compte lors des négociations dans différents pays. Selon la monnaie dans laquelle l’accord sera conclu, les risques peuvent être très élevés. Le risque est généralement plus grand pour la partie qui doit payer dans la monnaie de l’autre pays. Moins la monnaie est stable, plus le risque est grand pour les deux parties. En outre, toute variation de la valeur d’une devise (à la hausse ou à la baisse) peut affecter de manière significative la valeur de l’accord pour les deux parties, transformant un accord mutuellement avantageux en un profit exceptionnel pour l’une et une perte importante pour l’autre. De nombreux pays contrôlent également les devises qui circulent à travers leurs frontières. Souvent, les achats à l’intérieur de ces pays ne peuvent être effectués qu’avec des devises fortes introduites dans le pays par des parties étrangères, et les organisations nationales sont incapables d’acheter des produits étrangers ou de négocier des résultats qui nécessitent un paiement en devises étrangères.
Différences culturelles
Comme nous l’avons présenté et illustré par des exemples lors de l’introduction de la phase de négociation, la culture d’un individu est le filtre à travers lequel sa vision du monde est modifiée : nos comportements, nos croyances, notre façon de communiquer avec les autres, les règles de base à suivre en société. L’influence de la culture sur un individu ne doit pas être sous-estimée. Au sein d’un groupe multinational, l’impact de la culture peut modifier le sens d’une communication entre deux personnes, ce phénomène est d’autant plus important lors d’une négociation commerciale entre deux étrangers. Des perceptions, des représentations et des comportements trop différents et insuffisamment pris en compte peuvent être une source de blocage et de conflit dans les relations commerciales.
Conseils pour réussir sa négociation
Vous l’aurez compris, les négociations à l’étranger sont plus complexes et demandent plus de préparation qu’une négociation classique.Notre approche recommandée est de préparer un guide pays par pays et parfois si possible de faire des recherches sur la personne que vous rencontrez pour comprendre sa personnalité et ses intérêts. Dans cette deuxième partie de l’article, nous allons vous donner quelques conseils pour vous préparer à votre future négociation.
Préparez votre négociation
L’importance d’une bonne préparation avant une réunion de négociation ne doit pas être négligée . Avant de rencontrer votre client ou votre distributeur potentiel en face à face, vous devez vous assurer que vous disposez des bonnes compétences. Anticipez les personnes que vous devrez avoir dans la salle ou en réserve pour soutenir les négociations, comme les personnes ayant un pouvoir de décision sur les questions en jeu, les experts techniques spécialisés, les traducteurs, les rédacteurs juridiques, les conseillers fiscaux et les conseillers locaux.
Vous devrez également définir des objectifs avant votre réunion. Une fourchette de prix, les volumes, le mode de transport, les conditions de paiement et d’expédition, etc. Il est également judicieux d’examiner l’historique des relations avec votre homologue.
Connaître votre interlocuteur
Vous devez faire des recherches sur votre interlocuteur pour adapter votre approche et votre discours le jour J. Consultez le site web de l’entreprise, la page LinkedIn de votre interlocuteur. Vous pourrez trouver des sujets pour briser la glace et vous faire une meilleure idée de son degré d’autonomie dans les décisions. La compréhension de votre acheteur est un élément clé de la réussite de votre négociation.
Toujours dans la phase de préparation, vous devez essayer de comprendre ou d’imaginer ce que veut votre interlocuteur. C’est-à-dire ses attentes, ses objectifs et ses intérêts pour avancer des arguments pertinents et proposer une offre en adéquation avec ces attentes.
Tenir compte des différences culturelles
En référence à notre argument précédent, les différences culturelles peuvent être un véritable obstacle à la négociation. Il n’est pas toujours facile de savoir comment s’y retrouver. Un outil pratique que nous vous proposons de consulter est hofstede-insights qui utilise une méthode éprouvée pour comparer les cultures des pays selon différents aspects : distance de pouvoir, masculinité, évitement de l’incertitude, orientation à long terme, indulgence et individualisme. Vous pouvez également lire des ouvrages utiles contenant des exemples pratiques, tels que « The Culture Map » d’Erin Meyer.
Parfois, les différences sont beaucoup trop importantes et il est raisonnable de craindre de faire une erreur, car les enjeux sont élevés ou parce qu’un différend est déjà apparu au cours de la négociation. Dans ces cas-là, il peut être opportun de déléguer la phase de négociation à un professionnel confirmé, spécialiste de votre culture et de celle de votre homologue, qui servira d’intermédiaire.
Préparez différents scénarios
Imaginer plusieurs scénarios vous permet de préparer plusieurs offres et arguments et d’être plus serein lors de l’entretien. Nous vous conseillons d’imaginer trois scénarios. Un scénario optimiste, un scénario pessimiste et un scénario qui, selon vous, a le plus de chances de se produire. Ainsi, vous aurez préparé plusieurs réactions et serez moins susceptible d’être pris au dépourvu. Vous maîtriserez plus facilement vos émotions et prendrez de meilleures décisions. Certains acheteurs aiment tester le sang-froid du vendeur et il peut être difficile de rester calme et de savoir comment réagir. L’utilisation de plusieurs scénarios peut vous aider à ce stade.
Points essentiels à retenir
Entamer des négociations avec des interlocuteurs étrangers est plus complexe qu’une négociation dans un cadre national. Nous pensons généralement plus aux différences culturelles, qui sont certainement très importantes et dont l’apprentissage est crucial pour le succès de votre négociation. Cependant, il ne faut pas négliger les autres défis que représente cet exercice, tels que les politiques et réglementations entre pays, et les différences monétaires. Ces derniers peuvent être complexes à gérer en cas de litiges, d’instabilité politique ou de crises économiques pour les taux de change.
Une bonne préparation approfondie vous permet de réduire l’impact de ces risques sur vos négociations en apprenant à connaître votre homologue, en essayant de vous mettre à sa place, en comprenant ses besoins et en établissant des objectifs pour la négociation. Préparer des scénarios sur l’issue de la négociation ou les obstacles de votre interlocuteur vous aidera à garder le contrôle de votre négociation et de vos émotions. Évidemment, des livres sur les différences culturelles spécifiques à la culture de votre interlocuteur vous aideront à éviter les maladresses qui peuvent jouer un rôle clé dans l’échec ou le succès de votre négociation.
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